Payroll Accounting
टैली में आप पेरोल एकाउंटिंग बड़ी आसानी से कर सकते है यह थोडा सा बड़ा टॉपिक बड़ा है लेकिन एक बार सारी इनफार्मेशन देने के बाद आप बड़ी आसानी से किसी भी एम्प्लोयी की सैलरी कैलकुलेट कर सकते है | तो चलिए जानते है कि टैली में पेरोल एकाउंटिंग कैसे करते है -
पेरोल एकाउंटिंग करने से पहले हम जान लें कि पेरोल एकाउंटिंग क्या है?
जैसा की आप को पता है हर बिज़नस में एम्प्लोयी होते है और हर एम्प्लोयी को सैलरी भी दी जाती है जो की महीने के अंत में आती है | लेकिन सभी प्रतिष्टित कम्पनी या सरकरी विभागो में एम्प्लोयी बहुत सारे होते है या फिर वहाँ सैलरी के साथ-साथ कई प्रकार के और लाभ कम्पनी द्वारा दिए जाते है अर्थात सैलरी के साथ साथ और भी एक्स्ट्रा जैसे खाने पिने की सुविधा रहने की सुविधा आने जाने के सुविधा आदि दिए जाते है |
एम्प्लोयी के एब्सेंट प्रेजेंट और पीएफ, ओवरटाइम आदि सब कैलकुलेट करने के बाद ही उसे महीने के अंत में राशी दी जाती है | जो हर महीने अलग अलग हो सकती है |
अब यह कैलकुलेशन अगर हर एम्प्लोयी के लिए हम अलग -अलग मैन्युअल (रजिस्टर पर ) करेंगे तो काफी ज्यादा समय लग जायेगा और गलतियाँ भी हो सकती है तो इसी से बचने के लिए सैलरी की पूरी कैलकुलेशन अलग से की जाती है जिसे टैली में पेरोल एकाउंटिंग कहते है| पेरोल एकाउंटिंग के अलग से कई सॉफ्टवेर मार्केट में मोजूद है लेकिन टैली में यह फीचर्स पहले से मौजूद है |
टैली में सैलरी कैलकुलेशन कैसे करें?
टैली में पेरोल एकाउंटिंग करने के लिए निम्न चरण का पालन करें -
1.) सबसे आप टैली में अपनी कम्पनी ओपन करे जिसमे पेरोल एकाउंटिंग करनी है, सीखने के लिए आप एक नयी कम्पनी भी बना सकते है - कम्पनी बनाने के बाद अब आपको इस कम्पनी में फीचर्स इनेबल करना होगा -
सबसे पहले F11 दबाएँ फिर F1 अब Maintain Payroll को YES करें
और Maintain More Then One Payroll or Cost categories को भी YES करें | सेव करे लें |
2.) अब आपके सामने पेरोल इन्फो और पेरोल वाउचर के ऑप्शन बहार गेटवे ऑफ़ टैली में दिखने लगे होंगे -
3.) सबसे पहले हमे सारी जानकरी देनी होगी जिसके लिए हम पेरोल इन्फो में जायेंगे और यहाँ एक एक करकर सारी जानकरी भरते जायेंगे -
i) Unit (Work) : - सबसे पहले हम यूनिट बनायेंगे एम्लोयी के काम को किसमे नापा जायेगा जैसे घंटे या मिनटों में या फिर दोनों में एक साथ तो इसके लिए हमे कंपाउंड यूनिट बनानी होगी जिमसे मिनट और घंटे दोनों शामिल हो-
Unit (Work) - Create -
A.)
Type : Simple
Symbol Hr
Formal Name Hours
Number of decimal places. 2
B.)
Type : Simple
Symbol Min
Formal Name Minutes
number of decimal places. 2
C.)
Type : Compound
Hr of 60 Minute
ii.) Attendance / Production Type - : यहाँ आप अटेंडेंस के टाइप बतायेंगे जैसे सिक लीव , अब्सेंट ....अदि
A.)
Name - Absent
Under - Primary
Attendance Type : Leave Without Pay
B.)
Name - Sick Leave
Under - Primary
attendance Type : Leave With Pay
C.)
Name - Overtime
Under - Primary
attendance Type : On Production
iii) Employee categories :- एम्प्लोयी की कैटेगिरी में आप सेनियर जूनियर या फिर नाईट सिफ्ट और डे शिफ्ट एम्प्लोयी आदि बना सकते है यदि इस तरह कोई कैटेगिरी नही है तो आप सिंपल एम्प्लोयी नाम से ही एक कैटेगिरी बना लें |
A.)
Employee Categories - Create
Name : Employee
Allocate Revenue Items : Yes
Allocate Non Revenue Items : YES
iv.) Employee Group : यहाँ आप एम्प्लोयी के ग्रुप बना सकते है यह किसी भी तरह के हो सकते है जसी डिपार्टमेंट के हिसाब से या फिर पोस्ट के हिसाब से अभी हम डिपार्टमेंट के हिसाब से कुछ ग्रुप बना रहे है | इन्ही ग्रुप के अंदर हमे एम्प्लोयी को रखना होगा |
A.)
Employee Group : Create
categories : Employee
Name : Accounts Dept
Under : Primary
Define Salary : No
B.)
Categories : Employee
Name : Sales Dept.
Under Primary
Define Salary : No
C.)
Categories : Employee
Name : Security Dept
Under Primary
Define Salary :No
D.) ......... और भी आप बना सकते है |
v.) Employee : यहाँ आप हर एक एम्प्लोयी या कर्मचारी का अकाउंट बनायेंगे -
A.)
Categories : यह एम्प्लोयी कैटेगिरी सेलेक्ट करें | जैसे एम्प्लोयी
Name : यहाँ एम्प्लोयी का नाम दें |
Display name as Report as : जिस नाम से एम्प्लोयी की रिपोर्ट दिखाना हो वह नाम टाइप करें
Under : यहाँ वह एम्प्लोयी ग्रुप सेलेक्ट जिस डिपार्टमेंट का यह एम्प्लोयी है |
Date of Joining : जब से इस एम्प्लोयी ने जॉब स्टार्ट की हो वह डेट यहाँ टाइप करें |
Define Salary : आप यहाँ एम्प्लोयी को मिलने वाली सैलरी की जानकारी दे सकते है लेकिन यह हम आगे अलग से देंगे इसलिए अभी आप इसे No रखे |
General Information : जर्नल इनफार्मेशन में सामान्य जानकरी एम्प्लोयी की जो है भर दे जैसे कम्पनी ने एम्प्लोयी को यदि कोई नंबर दिया है तो वह एम्प्लोयी नंबर में लिख दे इसी प्रकार designation (पद) वह एम्प्लोयी जिस पद पर है वह टाइप करें जैसे मैनजर फंक्शन में उसका क्या कम है वह लिखे जैसे मैनेजिंग यह जानकारी सामान्य जनाकारी है जो ज़रूरी है भर दें अन्यथा खाली छोड़ दे |
vi) Pay Heads : पे हेड सबसे ज़रूरी हिस्सा है जिसमे कम्पनी द्वारा दिए जाने वाले सभी खर्चो के बारे में बताया जाता है अर्थात् किसी भी संस्था या कम्पनी में किसी भी एम्प्लोयी या कर्मचारी को वेतन के अलावा और भी कई प्रकार के खर्चे दिए जाते है जैसे आने जाने का खर्चा, रहने का खर्चा , खाने पिने का खर्चा, मेडिकल आदि तो यहाँ हम वही दिए जाने वाले सारे पे हेड बनायेंगे | वही पे हेड बनाये जो आपकी कम्पनी में किसी एम्प्लोयी को दिए जाते हो हर कंपनी में पे हेड अलग अलग हो सकते है |
A.) Basic :- यह सबसे पहला और बेसिक पे हेड है जो लगभग हर एम्प्लोयी को दिया जाता है | यहाँ उसकी सैलरी के बारे में बताया जाता है |
B.) HRA (House rent allowance (HRA)) - सरल शब्दों में एम्लौयी के रहने के लिए दिया जाने वाले घर का किराया HRA होता है यदि कम्पनी एम्प्लोयी को यह सुविधा देती है तो आप यह पे हेड बनाये |
C.) T.A - Travelling allowance (TA) एम्प्लोयी के आने जाने के लिए दिए जाने वाला किराया या खर्चा ta के अंतर्गत आता है |
D.) Overtime : यदि आपकी कम्पनी जहाँ आप काम करते है ओवरटाइम का भी अलग से पे करती है तो आप यहाँ से ओवरटाइम का पे हेड भी बनाएं |
E.) P.F :- EPF stands for Employee Provident Fund - यहाँ जो सैलरी से PF कटा जाता है उसका पे हेड भी बनाये
F.) D.a.- Dearness Allowance (DA) : यह मिलने वाली सैलरी के कुछ प्रतिशत के रूप में हर एम्प्लोयी को दिया जाता है |
Pay Head Creation
Name : (यहाँ पे हेड का नाम लिखे )
Pay Head Type : (किस तरह का पे हेड है यह यहाँ बताये)
Income Type : पे हेड किस टाइप का है वह यहाँ बताये जैसे फिक्स्ड या फिर वेरिएबल(जिसकी वैल्यू बदलती रहे)
Under : अंडर ग्रुप सेलेक्ट करे जैसे इन डायरेक्ट एक्स्पेंसेसे या यदि टैक्स का पे हेड है तो ड्यूटी एंड टैक्सेज
Calculation type : इसमे पे हेड कैसे कैलकुलेट होगा यह बताया जाता है जिसमे पांच तरह के कैलकुलेशन टाइप है -
* As Computed Value : इसमे कैलकुलेशन कंप्यूटर मेथड द्वारा अपने आप हो जाती है बस हमे मेथडबतानी होती है कि कैलकुलेशन किस आधार पर हो रही है |
* Flat Rate : यदि आप एक निश्चित राशी देना चाहते है तो आप यहाँ फ्लैट रेट दे सकते है |
* On attendance : यहाँ आप एम्प्लोयी की सैलरी उसकी अटेंडेंस अर्थात् उसकी उपस्थिति के आधार पर दे सकते है|
* On Production : प्रोडक्शन के आधार पर आप यह टाइप चूस करे जैसे ओवरटाइम पे हेड पर
तो इस तरह आप पे हेड बना सकते है |
vii) Salary Details : यहाँ आप हर एक एम्प्लोयी की सैलरी डिफाइन करेंगे की किसे कितनी देनी है | और किसे हमारे द्वारा बनाये गये पेय हेड में से कौनसा पे हेड देना है और कौन-सा नही |
viii) Voucher types : यहाँ आप पेरोल वाउचर की क्लास बनायेंगे जिसे पेरोल वाउचर में एंट्री करते समय सैलरी पेबल के अकाउंट अपने आप आ जायेंगे |
इसके लिए आप पहले Salary Payable का एक अकाउंट बना ले जिसे अंडर ग्रुप Current Liabilities रखे | लेजर बनाते समय Use For Payroll को YES ज़रुरु करें |
अब आप गेटवे ऑफ़ टैली में पेरोल वाउचर में आये और यहाँ दो वाउचर में एंट्री करें पहला अटेंडेंस वाउचर और दूसरा पेरोल वाउचर |
Attendance Voucher (Ctrl +F5) - यहाँ आप सभी एम्प्लोयी की एक एक कर अब्सेंट,ओवरटाइम और सिक लीव भरे |
Payroll Voucher (Ctrl + F4) - अब लास्ट में आप पेरोल वाउचर में जाये और फिर कीबोर्ड पर ALT + A दबा कर ऑटो फिल ऑप्शन सेलेक्ट करें अब यहाँ सैलरी डेट और एम्प्लोयी ग्रुप, कैटेगिरी, और एम्प्लोयी का नाम सेलेक्ट करें जिसकी सैलरी कैलकुलेट करना है | और सेव करे अपने आप ही एम्प्लोयी पुरे महीने की सैलरी अपने आप आ जाएगी |
Ctrl + F4
Alt + A
5.) और अंत में कैलकुलेट की गयी सैलरी को आप पेमेंट वाउचर की मदद से एम्प्लोयी को पेमेंट करे दे
6.) रिपोर्ट देखने के लिए आप पेरोल रिपोर्ट्स में जाये और पेस्लिप की मदद से एम्प्लोयी को उसकी पे स्लिप Alt + P की मदद से प्रिंट करकर दें दें |
उम्मीद है आपको पेरोल समझ आ गया होगा कुछ भी दिक्कत लगने पर कमेंट्स ज़रूर करें |